Biết cách quản lý đơn hàng online chính là chìa khóa cuối cùng giúp bạn đạt được thành công trong kinh doanh. Đây là một công việc không hề dễ dàng, nó có ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả công việc. Cùng tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết hôm nay nhé!
Quản lý đơn hàng là gì? Tại sao phải quản lý đơn hàng online?
Quản lý đơn hàng là theo dõi thông tin đơn đặt hàng, cũng như quá trình xuất hàng, đóng gói, giao hàng hoặc hoàn hàng và thu hồi vốn. Toàn bộ quy trình này phải được diễn ra đúng tiến độ; để hàng hóa đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn. Quản lý đơn hàng online bao gồm cả việc theo dõi trạng thái; để biết hàng hóa đang ở đâu và khi nào sẽ giao đến tay khách hàng.
Việc quản lý đơn hàng online nhằm mục đích tránh thất lạc và thất thoát hàng hóa. Theo dõi đơn hàng sát sao cũng giúp bạn nắm bắt rõ những sự cố phát sinh; để tìm cách xử lý kịp thời. Việc quản lý đơn hàng không hiệu quả có thể dẫn đến rủi ro gửi nhầm hàng, thu nhầm phí, ghi sai thông tin. Điều này không chỉ khiến bạn mất thời gian, công sức; mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín bán hàng.
>>> Xem thêm: Nên kinh doanh gì sau dịch? Ý tưởng kinh doanh hay cho mẹ bỉm
Quy trình quản lý đơn hàng online đúng chuẩn
- Nhận đơn yêu cầu của khách hàng: Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý đơn hàng online diễn ra sau khi khách đã đặt hàng và chọn hình thức thanh toán xong. Đối với chủ cửa hàng nhỏ, không dùng phần mềm quản lý; thì sẽ phải có thêm công đoạn nhân viên gọi điện xác nhận. Tiếp theo, thông tin chi tiết về việc mua hàng sẽ được chuyển đến kho hàng; để nhân viên kho tiếp nhận và bắt đầu xử lý, chuẩn bị các sản phẩm có trong đơn đặt hàng.
- Thực hiện hoàn thành đơn đặt hàng: Xếp bằng các giá, kệ chứa các loại sản phẩm khác nhau; để nhân viên kho lựa chọn đúng mặt hàng để đóng gói một cách nhanh chóng và chính xác. Sau đó, nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển. Nhân viên chuyển hàng sẽ đính kèm nhãn vận chuyển và hóa đơn áp dụng vào đơn đặt hàng. Gửi email xác nhận giao hàng và mã theo dõi đơn cho khách hàng.
- Xử lý các quy trình sau bán hàng: Các doanh nghiệp sẽ liên hệ với khách hàng để nhận lại phản hồi và đảm bảo rằng khách hàng đã hài lòng với trải nghiệm khi mua hàng. Đồng thời, phải giải quyết các trường hợp trả hàng và hoàn tiền nếu khách hàng không hài lòng về sản phẩm.
>>> Xem thêm: Mẹ bỉm chia sẻ bí quyết kinh doanh giày dép Online thành công
Những sai lầm trong cách quản lý đơn hàng online
- Không nắm chính xác số lượng hàng tồn kho: Nếu không làm được điều này, bạn sẽ khó có thể giao hàng đúng hẹn. Đã hẹn với khách nhưng lại không có hàng để giao sẽ khiến họ có ấn tượng xấu về dịch vụ của bạn. Uy tín kinh doanh chắc chắn giảm, nếu việc này cứ liên tục lặp lại nhiều lần.
- Không phân loại hàng hóa khoa học: Nếu có một số lượng đơn đặt hàng lớn; thì việc phân loại hàng hóa là rất cần thiết. Các đơn hàng nên được phân chia thành các loại: ship cod, chuyển phát nhanh, không thu phí, miễn phí ship,… Việc phân loại hàng hóa một cách khoa học giúp tránh được tình trạng nhầm lẫn khi giao hàng. Quản lý đơn hàng online bằng cách thủ công dễ dẫn đến thiếu sót, thất thoát doanh thu.
- Nhập trước – xuất sau hoặc ngược lại: Đây chính là một sự nhầm lẫn tai hại trong cách quản lý đơn hàng online. Sẽ đặc biệt nghiêm trọng nếu bạn kinh doanh các mặt hàng về thực phẩm chức năng, thuốc men hay hàng điện tử. Vì khi phải lưu trữ trong kho quá lâu ngày, chúng có thể bị giảm chất lượng; hết hạn sử dụng hoặc bị lỗi thời, trượt giá. Một nguyên tắc quản lý hàng hóa mà bạn nên ghi nhớ là hàng nào nhập trước thì phải được bán trước.
>>> Xem thêm: Tip mẹ bỉm: Cách kinh doanh trên shopee cho người mới bắt đầu
Lời kết
Bạn đang quản lý đơn hàng online của mình như thế nào? Sau khi đọc xong bài viết trên, liệu bạn đã có ý định thay đổi chưa? Chúc bạn sẽ lựa chọn được một cách làm phù hợp nhất với quy mô kinh doanh; để tiến dần đến sự chuyên nghiệp hóa và nâng cao lợi nhuận trong tương lai.
THAM KHẢO THÔNG TIN ĐẦU TƯ TẠI ĐÂY NHÉ!
